Jak (ne)předávat doklady emailem

Aplikace Prostředníček slouží k předávání dokladů emailem. Díky ní můžete jednoduše přeposílat Vaše emaily třeba z eshopů na přidělenou emailovou adresu a tento email bude následně zpracován a předán Vaší účetní. Jsou zde ale určitá omezení a doporučení, jak správně tyto emaily posílat. Jejich dodržováním pomůžete nejen našemu systému v práci s Vašimi doklady, ale i Vaše účetní bude mít snazší práci. Podívejme se, jaké kroky je vhodné při předávání dokladů emailem dodržovat:

1. Posílejte POUZE přílohy ve formátu PDF.
   • Naše aplikace v současné době zpracuje pouze doklady ve formátu PDF. Jakýkoliv jiný formát bude ignorován a Vaše účetní jej nedostane!
2. Jedna příloha v emailu.
   • Snažte se posílat pouze jednu přílohu v každém emailu. Náš systém sice zpracuje i více příloh v rámci jednoho emailu, ale Vaší účetní se tyto přílohy budou zobrazovat jako jeden, několika stránkový doklad.
3. Pozor na zaheslované PDF soubory
   • Náš systém samozřejmě není všemocný a proto si v současné době neumí poradit se zaheslovanými PDF soubory. Takové soubory, prosíme, do systému neposílejte.

Tipy, jak vytvořit PDF soubor.

1. Vytiskněte Váš soubor do PDF.
   • Když posíláte soubor k tisku, pak v dnešních operačních systémech lze často vybrat, namísto skutečné tiskárny, tiskárnu virtuální s formátem PDF. Výsledkem takového tisku bude soubor ve formátu PDF, který můžete následně poslat do systému Docare jako přílohu emailu.
2. Uložte soubor jako PDF.
   • Mnoho různých aplikací (mezi něž patří i nejoblíbenější kancelářské aplikace Word a Excel) umožňuje soubory přímo uložit ve formátu PDF.
3. Mobilní aplikace
   • Na mobilních zařízeních také existuje celá řada aplikací, které umožňují převést různé formáty (třeba obrázek) do formátu PDF. Stačí pak tento obrázek do aplikace nasdílet a následně již předat emailem do systému Docare.

Věříme, že Vám tyto rady a návody pomohou při předávání dokladů a zároveň Vám i Vaší účetní usnadní předávání a následné zpracování dokladů. Stále náš systém Docare vylepšujeme a plánujeme průběžně přidávat podporu pro další a další, abychom Vám Vaši práci dále ulehčovali. Děkujeme, že i díky tomu nám stále zůstáváte věrni.